Gestionnaire de Dossiers (Admin. & Secr.) h/f/x

Als Middle-Office Agent sta je centraal in de operationele integriteit. Je zorgt ervoor dat processen efficiënt verlopen, dat afwijkingen effectief worden beheerd en dat klantverzoeken nauwkeurig en professioneel worden afgehandeld — terwijl je bijdraagt aan risicobeheersing en servicekwaliteit. Je rapporteert aan de Team Leader Middle-Office (n-2 Comex).

Algemene taken

• Dossier- en casemanagement: Behandelen van dagelijkse en ad-hoc verzoeken met betrekking tot klantoperaties, inclusief opvolging na een verwerkt verzoek, incidenten door mislukte processen, klachten of vermoedelijke fraude.
• Procesuitvoering en uitzonderingsbeheer: Ingrijpen in specifieke situaties die handmatige opvolging vereisen, op basis van teamspecifieke procedures.
• Verificatie en controle: Dagelijkse controles en analyses uitvoeren om de naleving en integriteit van de door de klant of namens de bank uitgevoerde operaties te waarborgen. Dit omvat het interpreteren van informatie en het nemen van beslissingen op basis van oordeel.
• Reconciliatie: Zorgen dat alle dagelijkse operaties correct worden verwerkt en afgestemd. Afwijkingen identificeren en onderzoeken.
• Incidentbeheer: Incidentrapporten opstellen indien nodig of afwijkingen direct oplossen binnen het Middle of Back Office.
• Klantcontact: Communiceren met klanten (per e-mail of telefoon) om operationele zaken te verduidelijken, te bevestigen of op te lossen.
• UAT-testen: Deelnemen aan User Acceptance Testing om systeemwijzigingen of nieuwe functionaliteiten te valideren.
• Rapportage en documentatie: Rapporten of samenvattingen opstellen voor specifieke taken of uitzonderingen die niet automatisch door het systeem worden afgedekt.

Middle-Office taken

• Beheren van rekeningopeningen en -sluitingen volgens interne procedures en wettelijke vereisten.
• Nauwkeurige klantgegevens bijhouden gedurende de hele levenscyclus, inclusief adreswijzigingen, identificatiedocumenten en fiscale woonplaats.
• Fungeren als schakel met het Compliance-team voor klantgerelateerde zaken, zoals KYC-updates of wettelijke documentatie.
• Tijdige en correcte administratieve opvolging verzekeren, inclusief regularisatie en updates van klantdossiers in interne systemen (klantstamgegevens).
• Voortdurende controles uitvoeren om te waarborgen dat klantprofielen up-to-date en in overeenstemming met de regelgeving zijn.