Office & Event Coordinator
Description de fonction
Ben jij een organisatietalent dat energie haalt uit plannen, coördineren en ondersteunen? In deze veelzijdige rol ben jij de administratieve draaischijf van de organisatie. Jij zorgt ervoor dat reizen, meetings en evenementen tot in de puntjes geregeld zijn en dat zowel collega’s als internationale gasten zich professioneel ontvangen voelen.
Dankzij jouw gestructureerde aanpak en servicegerichte mindset verloopt alles achter de schermen efficiënt en discreet.
Wat houdt de functie in?
Travel & Guest Coordination
- Volledig plannen en beheren van nationale en internationale verplaatsingen
- Reserveren van vluchten, accommodaties, transport en parkeervoorzieningen
- Opstellen van duidelijke reisoverzichten en nauwgezette opvolging
- Organiseren van ontvangst en verblijf voor internationale bezoekers
- Zorgen voor een warm en professioneel onthaal op locatie
Administratieve ondersteuning
- Centrale contactpersoon voor interne en externe communicatie
- Opmaak en opvolging van correspondentie in Nederlands, Engels en Turks
- Beheer van agenda’s en planning van afspraken
- Administratieve verwerking en documentbeheer
- Bewaken van structuur en overzicht binnen diverse dossiers
Meeting- & Eventorganisatie
- Voorbereiden en coördineren van vergaderingen en business events
- Afstemming met leveranciers, partners en stakeholders
- Praktische ondersteuning bij events
- Nazorg en administratieve opvolging
Executive Support
- Ondersteunen van het management in dagelijkse werking
- Opvolgen van actiepunten, prioriteiten en deadlines
- Rapportering en verwerking van vertrouwelijke documenten
- Ondersteuning bij uiteenlopende projecten en ad-hoc taken
Profil
Jij kan (het meeste van) deze puntjes afvinken:
- Je beschikt over een diploma secundair onderwijs (administratie of hospitality is een plus)
- Ervaring in office support, administratie of hospitality is een troef
- Je werkt zelfstandig, proactief en uiterst nauwkeurig
- Je houdt van plannen, structureren en schakelen tussen verschillende taken
- Je communiceert professioneel en klantgericht
- Discretie en flexibiliteit zijn vanzelfsprekend voor jou
- Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands, Engels én Turks
- Je werkt vlot met MS Office
Offre
Wat bieden we jou?
- Een voltijdse opdracht van 1 tot 2 jaar (bij voorkeur freelance)
- Een sleutelpositie binnen een opstartende site
- Veel autonomie en ruimte voor initiatief
- Een gevarieerd takenpakket met zichtbare impact
- Samenwerking binnen een betrokken en toekomstgericht team
- Deze functie gaat verder dan klassieke administratie: je combineert organisatie, hospitality en managementondersteuning in een internationale context
Klaar om mee te bouwen aan een sterk verhaal? We ontmoeten je graag.
Information
Een familiebedrijf met een internationale blik, gedreven door technologie, duurzaamheid en mensen. Vanuit onze vestigingen in Turkije, het VK en België leveren we jaarlijks miljarden glazen flessen aan de grootste merken binnen de voedings- en drankenindustrie ter wereld.