Secrétaire de direction
Description de fonction
Devenez le pilier administratif de la Société Notre Maison en tant que Secrétaire de direction, où votre polyvalence et votre sens de l’organisation garantiront la fluidité des opérations en tant que support administratif à la direction et au département RH.
En tant que Secrétaire de direction, vous apportez un soutien administratif polyvalent à la direction et participez activement au bon fonctionnement de l’organisation des antennes. Votre rôle combine des missions d’office management et de support administratif RH.
1. Office Management • Gérer les commandes de fournitures et assurer leur répartition entre les trois antennes. • Suivre la facturation : vérification des documents, traitement administratif et transmission aux services concernés. • Assurer le traitement du courrier entrant et en garantir la bonne distribution. • Assurer l’accueil téléphonique avec professionnalisme et orienter les interlocuteurs vers les services compétents. • Préparer divers documents administratifs • Assurer le classement, la mise à jour et l’archivage des dossiers
2. Support administratif RH • Gérer les inscriptions aux formations, assurer leur suivi administratif et compiler les informations utiles pour le reporting. • Apporter un soutien administratif aux procédures de recrutement : publication des offres, organisation des rendez-vous avec les candidats, préparation logistique des épreuves et entretiens. • Préparer divers documents administratifs liés à la gestion RH et en assurer le suivi • Assurer le classement, la mise à jour et l’archivage des dossiers RH. Vous contribuez ainsi, par votre sens de l’organisation et votre rigueur, à l’efficacité quotidienne de l’équipe de Direction et du Service RH et au bon déroulement des activités de la société
Profil
Conditions de participation à la sélection : • Niveau de formation : vous êtes titulaire d’un bachelier ou d’un graduat en secrétariat de direction ou à orientation administrative ; • Vous disposez d’une première expérience réussie dans une fonction de secrétaire de direction ou dans une fonction similaire ; • Vous êtes dans les conditions Passeport APE
Profil : Compétences savoir-faire : • Excellente maîtrise des outils informatiques (suite MS Office, Outlook, …) ; • Excellente connaissance du français en termes de capacité rédactionnelle, analyse, synthèse de documents, … ; • Très bonne expression tant verbale qu’écrite : grande capacité à communiquer envers les collègues, les partenaires, … ; • Une expérience dans un service de Ressources Humaines est un réel atout Compétences savoir-être : • Bonne capacité organisationnelle et structuration personnelle (rigueur et précision) • Bonne gestion des priorités et attention aux détails ; • Polyvalent, dynamique, faisant preuve d’adaptabilité, de réactivité et d’assertivité ; • Autonome dans votre travail, vous appréciez également travailler au sein d’une équipe et avez le sens de la collaboration; • Vous avez à cœur d’anticiper les choses et vous n’hésitez pas à prendre des initiatives; • Vous êtes orienté service public et avez le sens de l’accueil; • Discret, vous agissez de manière intègre et gérez les dossiers en toute confidentialité.
Offre
Notre Maison vous propose :
• Un contrat de remplacement d’une durée de 3 mois minimum à temps plein de 36h, horaire fixe (jusqu’à 12h le vendredi) • Une rémunération selon l'échelle barémique interne à Notre Maison ; • Un salaire indexé de 2% quand l’indice pivot est atteint ; • Des aAvantages extra-légaux (chèques-repas (8 €/ jour), 13e mois et pécule de vacances)
Information
Notre Maison est l'une des 62 sociétés de logements de service public en Wallonie avec un parc immobilier de près de 2300 logements répartis sur 13 communes, 2 provinces. L'engagement de nos 50 travailleurs est de fournir un logement et un service public de qualité aux locataires