Bientôt en vacances ? À la bonne heure ! Mais avant de déconnecter, n’oubliez pas de régler un dernier petit détail : configurer votre out of office. Une réponse automatique efficace évite la confusion, aide les collègues et les clients et, pour bien faire, est un minimum personnalisée. Dans cet article de blog, nous vous expliquons ce que votre out of office (OOO) doit impérativement contenir et comment le rendre un peu plus attrayant. Vous trouverez également un modèle que vous pourrez facilement personnaliser.
Que doit contenir votre out of office ?
Une réponse automatique pendant vos vacances ne doit pas forcément être longue, mais elle doit être claire. Voici une liste des éléments indispensables :
- Votre période de congé (date de début et de fin)
- Si vous avez accès ou non à votre boîte mail
- Qui contacter en cas d’urgence
- Quand vous serez à nouveau en mesure de répondre
5 conseils pour un out of office plus original
- Privilégiez le côté humain
Vous pouvez vous exprimer dans un langage professionnel tout en adoptant un ton chaleureux. « Je profite d’un moment de détente au soleil », c’est tout de même plus sympa que « Je ne suis pas disponible ». - Adaptez votre message à la saison ou à votre destination
N'hésitez pas à dire que vous êtes en vacances dans votre réponse automatique, les destinataires ne vous en tiendront pas rigueur. Ajoutez un clin d'œil à l’été, au soleil ou aux glaces pour apporter encore plus de légèreté. - Restez fidèle à votre style
Votre OOO peut refléter votre façon habituelle de communiquer. - Proposez une solution claire en cas d’urgence
Fournissez toujours le nom et les coordonnées d’une personne de contact. - Renvoyez éventuellement vers une FAQ ou un centre d’aide
Votre client trouvera plus vite la réponse à ses questions.
Exemple d’OOO pour vos vacances d’été
Hola ! (Commencer votre message dans la langue de votre destination fait toujours son petit effet)
Je serai en congé du 15 juillet au 5 août inclus. Au programme : crème solaire, farniente et, je l’espère, pas de Wi-Fi.
Pendant mon absence, je n’aurai pas accès à mes e-mails (une déconnexion bien méritée). En cas d’urgence, n’hésitez pas à contacter [mon/ma] collègue [Nom] à l’adresse [adresse e-mail] ou au [numéro de téléphone].
Dès le 6 août, je reprendrai du service et répondrai à votre e-mail les batteries rechargées... et, avec un peu de chance, la peau bronzée.
Je vous souhaite un merveilleux été !
Cordialement,
[Votre nom]
Un OOO 100 % personnalisé ?
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Rédige un message out of office original et sur mesure pour ma fonction et ma personnalité :
· Période de congé : du [date de début] au [date de fin].
· Ma fonction : [complète, par exemple directeur marketing, responsable RH, designer graphique freelance…]
· Ton souhaité : [complète, par exemple professionnel et cordial / léger et personnel / formel et professionnel…]
· Pendant mon absence, je serai disponible/je ne serai pas disponible et les questions urgentes peuvent être adressées à [personne de contact + adresse e-mail].
Rédige le message en [langue]. N'hésite pas ajouter des touches d’humour et des clins d'œil à l’été adaptés à ma fonction et au groupe cible.
Dernier conseil : n’oubliez pas votre messagerie vocale !
N'oubliez pas de configurer votre messagerie vocale avant de prendre des vacances. Ainsi, vos correspondants sauront immédiatement que vous êtes en congé, même si leur appel reste sans réponse.
Vous êtes bientôt en vacances ? Configurez votre out of office dès aujourd'hui pour partir l’esprit léger.
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