Je vertrekt binnenkort op vakantie? Zalig! Maar voor je de stekker uit je werk trekt, is er nog één klein detail om niet te vergeten: je out of office instellen.
Een goed automatisch antwoord bespaart verwarring, helpt collega’s en klanten verder, én mag gerust een beetje persoonlijk zijn. In deze blog vertellen we wat er zeker in moet, hoe je jouw out of office (OOO) net dat tikkeltje leuker maakt en krijg je een voorbeeld dat je makkelijk kunt aanpassen.
Wat moet er in je out of office?
Een automatisch antwoord voor je vakantie hoeft niet lang te zijn, maar het moet wel duidelijk zijn. We zetten voor je op een rijtje wat er zeker in moet:
- Wanneer je afwezig bent (begin- en einddatum)
- Of je je mails leest (of net helemaal niet)
- Wie er bereikbaar is bij dringende vragen
- Wanneer de afzender een antwoord van jou mag verwachten
5 tips om je out of office origineler te maken
- Hou het menselijk
Je mag professioneel blijven, maar dat sluit een warme toon niet uit. “Ik geniet even van wat zon en rust” klinkt vriendelijker dan “Ik ben niet beschikbaar”. - Speel in op het seizoen of je bestemming
Zeg gerust dat je op vakantie bent in je automatisch antwoord, mensen begrijpen dat. Een knipoog naar zomer, zon of ijsjes maakt het luchtiger. - Gebruik je eigen stijl
Je OOO mag aansluiten bij hoe je normaal communiceert. - Wees duidelijk bij noodgevallen
Vermeld altijd een alternatief contactpersoon met naam en contactinfo. - Verwijs eventueel naar een FAQ of helpdesk
Zo help je klanten sneller verder.
Voorbeeld van een OOO voor je zomervakantie
Hola! (altijd leuk om je aanspreking te beginnen in de taal van je bestemming)
Ik ben er tussenuit van 15 juli tot en met 5 augustus. Tijd voor zonnecrème, beach vibes, en hopelijk géén wifi. 🌴
Tijdens mijn afwezigheid lees ik geen mails (en dat voelt best goed). Voor dringende zaken kun je terecht bij mijn collega [Naam] via [e-mailadres] of [telefoonnummer].
Vanaf 6 augustus ben ik terug en beantwoord ik je mail met frisse moed… en hopelijk ook met een kleurtje.
Fijne zomer gewenst!
Groetjes,
[Je naam]
Jouw OOO, helemaal op maat?
Mag het voor jou nog zotter maar heb je zelf weinig inspiratie? Vraag ChatGPT om je te helpen! We creëerden voor jou de perfecte prompt om een out of office op maat van je functie en persoonlijkheid te genereren. Kopieer onderstaande prompt en vul jouw details verder in voor een OOO die helemaal bij je past!
Schrijf een originele out of office op maat van mijn functie & persoonlijkheid:
- Ik ben afwezig van [startdatum] tot [einddatum].
- Mijn functie is: [vul in – bv. marketingmanager, hr-verantwoordelijke, zelfstandige grafisch ontwerper…]
- Mijn gewenste tone of voice is: [vul in – bv. professioneel en vriendelijk / luchtig en persoonlijk / formeel en zakelijk…]
- Tijdens mijn afwezigheid ben ik wel/niet bereikbaar en eventuele dringende vragen mogen naar [contactpersoon + e-mailadres].
Schrijf het in het [taal]. Voeg gerust wat humor of zomerse flair toe, zolang het past bij mijn functie en doelgroep.
Extra tip: vergeet je voicemail niet!
Stel je ook je voicemail tijdens je vakantie zeker in? Zo weten mensen meteen dat je er even tussenuit bent, ook als ze bellen en geen gehoor krijgen.
Neem jij binnenkort ook vakantie? Plan je out of office dan vandaag alvast in en geef jezelf écht rust.