Administratief bediende

Ben jij sterk in administratie, planning en klantencontact en werk je graag in een functie waarin geen dag helemaal hetzelfde is? In deze rol combineer je communicatie met makelaars, experten, eigenaars en huurders met planning, facturatie en kwaliteitscontrole. Je krijgt een gevarieerd takenpakket, vaste werkuren en de mogelijkheid om na een succesvolle interimperiode vast in dienst te gaan.

Functieomschrijving

Als administratief medewerker ben je een belangrijke schakel in de dagelijkse verwerking en planning van woninginspecties. Je volgt opdrachten op van bestelling tot uitvoering en facturatie en zorgt ervoor dat klanten en experten over de juiste informatie beschikken.

Je takenpakket bestaat onder meer uit:

Administratie & communicatie

• Beheren van de toegewezen mailboxen.
• Beantwoorden van telefonische vragen van makelaars, experten, eigenaars en huurders.
• Uitvoeren van uitgaande telefoongesprekken om dringende zaken op te volgen.
• Behandelen van klachten in overleg met de accountmanager en leidinggevende.
• Ondersteunen van klanten en experten bij het gebruik van de IT-software.
• Opstellen en versturen van mailings naar klanten en experten.

Planning

• Opvolgen van de semi-automatische planning.
• Afspraken tussen klanten en experten coördineren.
• Opdrachten doorgeven aan experten en indien nodig manueel inplannen.
• Bij dringende of uitzonderlijke opdrachten snel bijsturen.
• Ondersteuning bieden aan de planner tijdens drukke periodes en als back-up fungeren.
• Tijdens piekperiodes, vooral aan het begin en einde van de maand, mee zorgen voor een vlotte planning.

Facturatie & offertes

• Maandelijkse facturatie naar makelaars opvolgen.
• Betalingen en eventuele achterstallige betalingen opvolgen.
• Herinneringen en incasso opvolgen.
• Vergoedingen van experten berekenen en facturatievoorstellen opmaken.
• Inkomende facturen controleren en eventuele rechtzettingen doorgeven aan de boekhouding.
• Offertes opmaken voor uitzonderlijke aanvragen, zoals handelspanden en stockageruimtes.
• Bij een bestelling de opdracht administratief verwerken en doorgeven aan de juiste expert.

Controle & rapportering

• Uitgevoerde plaatsbeschrijvingen controleren.
• Nagaan of rapporten tijdig en volledig worden aangeleverd.
• Onvolledigheden met de betrokken experten opvolgen.
• Afwijkingen rapporteren aan de verantwoordelijke.
• Kwaliteitsrapporteringen opmaken en opvolgen.
• Bevindingen rapporteren aan het management en waar mogelijk verbetervoorstellen formuleren.