HR & Admin Support Officer

Als HR & Admin Support Officer bied je brede administratieve ondersteuning aan zowel de HR-afdeling als de operationele werking. Je speelt een sleutelrol in het efficiënt organiseren en opvolgen van interne processen, waaronder fleetadministratie, logistieke ondersteuning van ploegen en het correct beheren van operationele databanken.

Fleetadministratie

• Beheer en opvolging van keuringen en schadegevallen van bedrijfsvoertuigen
• Jaarlijkse actualisatie en opvolging van verzekeringsgegevens van het wagenpark
• Administratieve verwerking en opvolging van verkeersboetes
• Beheer van tankkaarten (aanvragen, wijzigingen en blokkeringen)
• Opvolging en beheer van het gebruik van interne voertuigen

Werkkledij, lockers en toegangsbeheer

• Beheer en verdeling van werkkledij aan medewerkers
• Opvolgen en organiseren van lockers en persoonlijke opbergruimtes
• Beheer van toegangsbadges (aanmaken, aanpassen, blokkeren en opvolgen)
• Administratieve opvolging van bestellingen en stock

Logistieke ondersteuning van ploegen

• Planning en reservatie van hotels voor montage- en afwerkingsploegen die op verplaatsing werken
• Afstemming met interne diensten en externe partners (zoals hotels) om een vlotte organisatie van overnachtingen te garanderen

Administratieve ondersteuning HR & planning

• Ondersteuning bij de opvolging van tijdsregistraties en administratieve verwerking
• Signaleren van afwijkingen of ontbrekende registraties
• Vlotte communicatie in het Nederlands en Frans

Databeheer

• Up-to-date houden van projectdatabanken en bijhorende administratieve gegevens
• Correct registreren, actualiseren en structureren van informatie
• Actief opvolgen en aanvullen van ontbrekende gegevens om de betrouwbaarheid van databanken te waarborgen
• Afstemming met interne diensten om correcte en volledige projectinformatie te verzamelen

Daarnaast bied je algemene administratieve ondersteuning waar nodig om de dagelijkse werking van de organisatie vlot te laten verlopen.