Minder administratie, meer efficiëntie: onze digitale portalen voor kmo’s en hun uitzendkrachten
Administratie is een tijdrovend, noodzakelijk karwei. Unique wil klanten en kandidaten ondersteunen zonder die eindeloze papiermolen. Daarom ontwikkelden we voor beide doelgroepen een digitaal portaal dat alle administratie vlot centraliseert en gratis deel uitmaakt van onze dienstverlening. Lien Declercq, Assistent Unit Manager Mid Office, zet mee haar schouders onder het klantenplatform STAFFA. Dorien Dockx, Business Process Advisor Mid Office, schaart zich dan weer achter het kandidatenportaal My Unique. In dit dubbelinterview spreken ze enthousiast over de tools, met gebruiksgemak en efficiëntie als rode draad.
Dag Lien en Dorien! We trappen dit gesprek af met STAFFA
Lien: “STAFFA kaderde binnen de digitale ambitie om de volledige customer journey onder te brengen in één klantenportaal. Ons klantenportaal is modulair ontworpen om kmo’s in de uitzendsector te ondersteunen. We zijn begonnen met de ontwikkeling ervan tijdens de coronaperiode. De eerste functionaliteit die we implementeerden, was de mogelijkheid tot het digitaal ondertekenen van contracten. Dit was een directe reactie op de behoefte om processen te digitaliseren in een tijd waarin persoonlijk contact beperkt was. Momenteel ronden we onze tweede belangrijke functionaliteit af, namelijk het digitaliseren van tijdsregistratie. Dit zal bedrijven helpen om de werktijden van hun flexibele pool efficiënter en nauwkeuriger te valideren en te beheren. Uit gesprekken met onze kmo-klanten bleek dat ze duidelijk nood hadden aan een manier om commerciële contracten elektronisch te ondertekenen. Met deze behoefte in ons achterhoofd bouwden we het klantenportaal – inhouse - van nul op. Het gebruiksgemak (UX/UI) én de focus op de noden van kmo-klanten stond bij de ontwikkeling van het platform altijd op de eerste plaats! We bundelden hiervoor de krachten met Providit, een IT-partner waar we al eerder succesvol mee samenwerkten. Vandaag maken alle RGF Staffing-merken gebruik van het platform.”
Lien: “Na verschillende brainstormsessies op het hoofdkantoor kwam STAFFA als naam uit de bus. Het is een knipoog naar enerzijds onze kernactiviteit ‘staffing’ en anderzijds ons moederbedrijf RGF Staffing. In het logo werd de letter A vervangen door het Japanse teken ‘hito’ dat mens betekent. Dit verwijst naar onze mensgerichte aanpak. Op die manier deed de naam STAFFA alle puzzelstukjes naadloos in elkaar passen.”
Lien: “We startten in februari 2022 met een eerste module om commerciële contracten digitaal te ondertekenen. Concreet? Wij bundelen alle contracten in het platform, klanten kunnen ze vervolgens eenvoudig raadplegen en digitaal ondertekenen. Handige reminders brengen hen hiervan op de hoogte.”
Lien: “Klopt! We rollen momenteel de tijdverwerkingsmodule uit. Via deze module ziet een klant hoeveel werkuren er per uitzendkracht gepland waren, en kan hij in een handomdraai bevestigen hoeveel uren er effectief gepresteerd werden.
Eén van de volgende stappen in de ontwikkeling van ons portaal is het integreren van dashboards. Zij bieden een overzicht van waar en wanneer uitzendmedewerkers aan het werk zijn. Verder zullen we in de toekomst een aanvragenmodule ontwikkelen. Hiermee kunnen klanten vacatures doorgeven en de voortgang ervan volgen.
Lien: “Het grootste pluspunt is natuurlijk de centralisatie. Alle administratie met betrekking tot uitzendkrachten verloopt via één digitaal portaal. Een efficiënte innovatie, waardoor onze klanten heel wat tijd besparen. Bovendien kunnen ze ook terugblikken en vinden ze er meteen hun complete historiek met Unique.”
“We zetten maximaal in op de user experience en willen STAFFA zo makkelijk en transparant mogelijk maken voor onze klanten. Gebruiksvriendelijkheid is écht een prioriteit.” - Lien Declercq, Assistent Unit Manager Mid Office
Lien: “Jazeker, het maakt niet uit of je één uitzendkracht of twintig paar helpende handen inschakelt. Elke klant krijgt meteen toegang tot STAFFA om de contracten digitaal te ondertekenen. Zo maakt maar liefst 96% van de Unique-klanten al gebruik van het portaal. Bij het eerste gebruik worden ze rondgeleid zodat ze het platform leren kennen. Al merken we dat onze modules zeer intuïtief zijn: we krijgen hier amper vragen over. Voor de timesheetmodule voorzien we onze klanten ook van een handige pdf. Hier vinden ze extra uitleg in terug.”
Lien: “De reacties zijn positief! Bij de uitrol van elke module organiseren we een pilootfase met een aantal klanten. We staan nauw in contact en spitsen de oren voor hun ervaringen. Maar ook op andere momenten houden we de vinger aan de pols en peilen we naar de mening van de gebruikers. Vinden ze vlot hun weg? Welke aspecten vinden zij belangrijk? Zo kunnen we gericht bijsturen, zowel op het vlak van functionaliteiten als gebruiksvriendelijkheid.”
Super! Naast STAFFA is er natuurlijk ook het kandidatenportaal My Unique. Dorien, jij werkt hier gepassioneerd aan mee.
Dorien: “Lien gaf al aan dat STAFFA de customer journey onderbracht in een digitaal portaal. Met My Unique hadden we een gelijkaardige ambitie: de end-to-end digitale candidate journey voor uitzendkrachten aanbieden in een gebruiksvriendelijk platform dat 24/7 beschikbaar is. Hiermee hebben uitzendmedewerkers altijd toegang tot hun documenten. Bovendien wilden we onze reactiesnelheid verkorten. Vraag je vandaag jouw C4 aan? Dan staat dit morgen klaar in My Unique. Een stevige boost voor onze digitale positie in een concurrerende en snel evoluerende markt!”
Dorien: “We stelden een dedicated team samen van vertegenwoordigers uit onze business- en IT-teams. De eerste groep, waar ik zelf deel van uitmaak, definieerde de behoeften van de uitzendkrachten. Daarna vertaalden onze IT-specialisten dit naar een aantrekkelijk portaal. We werkten nauw samen en komen ook nu nog tweemaal per week bijeen. Dankzij deze hechte synergie kunnen we snel schakelen en mooie resultaten boeken. Bovendien laten we ons bijstaan door UX-experts van Uflow, die waken over de gebruiksvriendelijkheid. In januari 2023 startten we met de pilootfase. Een beperkt aantal uitzendmedewerkers kreeg toen toegang tot het platform. Vervolgens gingen wij met hun feedback aan de slag en lanceerden we in april 2023 My Unique nationaal.”
Dorien: “Bij de opstart konden uitzendkrachten hun uitbetalingen, loonfiches en sociale documenten, zoals C4, vakantieattest en fiscale fiche 281.10, terugvinden en downloaden via het portaal. Sindsdien zijn er verschillende functionaliteiten bijgekomen. Uitzendkrachten kunnen ook hun contracten bekijken, ondertekenen en downloaden. We bieden zowel een desktopversie als een mobiele applicatie aan.”
Dorien: “In ons portaal hebben uitzendkrachten de volledige controle over hun persoonlijke gegevens. Daarnaast kunnen ze alle info over hun tewerkstelling makkelijk terugvinden en downloaden, via één platform, My Unique. Op de FAQ-pagina bundelen we veelgestelde vragen. ‘Krijg ik een eindejaarspremie, heb ik recht op maaltijdcheques, wanneer ontvang ik mijn ecocheques …?’ Waar nodig voegen we relevante links toe. Voor studenten verwijzen we bijvoorbeeld naar Student@work, waar zij kunnen nakijken hoeveel uren ze nog mogen werken als jobstudent. Klanten profiteren onrechtstreeks mee van het kandidatenplatform. Een correcte en snelle administratie speelt een cruciale rol in het verbeteren van de retentie van uitzendkrachten. Het verhoogt de tevredenheid, vermindert frustraties, en biedt een betrouwbare, professionele ervaring. We merken dat de digitalisering van de administratieve processen daarnaast ook veel tijd bespaart voor onze consulenten waardoor zij zich nog meer kunnen richten op het vinden van de perfect match.
“Dankzij My Unique komt er tijd vrij in de agenda’s van onze consulenten, die zij optimaal benutten. Meer persoonlijk contact met klanten, vacatures nog sneller invullen, mee nadenken over complexe hr-vraagstukken …” – Dorien Dockx, Business Process Advisor Mid Office
Dorien: “Vandaag maakt 87 % van onze werkende uitzendkrachten actief gebruik van My Unique. Dat komt neer op zo’n 2.000 mensen per week. Ook dit portaal wordt ronduit positief bevonden! Onze kandidaten prijzen vooral de gebruiksvriendelijkheid en het mooie design.”
Dorien: “Begin 2024 komt er een nieuwe update aan. Uitzendkrachten kunnen arbeidsongeschiktheid dan via het portaal doorgeven en hun medisch attest uploaden. In ons vernieuwde kandidatenportaal leggen we niet alleen de nadruk op efficiënte administratie, maar bieden we ook transparantie in openstaande saldo’s. Dit omvat alles van overuren tot adv-dagen, zodat onze uitzendkrachten altijd een helder overzicht hebben van hun gewerkte uren en verlofrechten. En natuurlijk blijven we de oren spitsen voor feedback van onze uitzendkrachten. Reiken ze verbeterpunten aan? Dan bekijken we heel graag met het dedicated team hoe we hiermee aan de slag kunnen gaan. Bovendien hebben we plannen om dit platform uit te breiden en ook toegankelijk te maken voor werkzoekenden. Zo kunnen we een nog breder aanbod aan functionaliteiten bieden, zowel aan onze huidige uitzendkrachten als aan potentieel nieuwe kandidaten."
Dorien: “Ons doel is om kandidaten in staat te stellen hun profiel volledig zelf te beheren. Dit betekent dat ze gedetailleerde informatie kunnen invoeren over het type jobs dat ze zoeken, de regio's waar ze willen werken, en hun specifieke vaardigheden. Momenteel zijn we volop bezig hun candidate journey in kaart te brengen tijdens verschillende workshops. Zo willen we meer inzicht krijgen in hun noden, zodat het portaal echt een meerwaarde vormt. To be continued!”