Agency Cargo Agent

Doel en Verantwoordelijkheden

Als Agency Cargo Agent ben jij de centrale schakel in het import- en exportproces van RORO-vracht. Je zorgt voor een correcte administratieve opvolging en verwerking van alle cargo en rapporteert hierover aan de rederij. Daarnaast informeer je collega’s van de operationele en commerciële diensten over gemaakte afspraken, zodat alles vlot en volgens plan verloopt.

Je bewaakt de kwaliteit van het volledige proces, van boeking tot facturatie, en zorgt voor een nauwkeurig beheer van de scheepsdossiers om een hoge klantentevredenheid te garanderen. Samen met je collega’s draag je actief bij aan het kwaliteit-, veiligheid- en milieumanagementsysteem.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opvolgen, coördineren, rapporteren en administratief verwerken van import- en exportboekingen. Je rapporteert rechtstreeks aan de Agency Manager en werkt in een dynamische maritieme omgeving waar precisie en samenwerking centraal staan.

Import/Export

• Tijdig afstemmen - opvragen van gegevens en documenten ter voorbereiding van het laden en lossen. Alle nodige gegevens over de cargo doorgeven aan de operationele diensten.
• Opvolgen van de boekingen en bepalen van de nodige activiteiten voor aanlevering – lading van de cargo. Doorgeven van aanpassingen i.v.m. boeking situatie aan operationele diensten. Instaan voor ad hoc requests van de rederij (informatie cargo, re-measuring regelen, shunting, ...)
• Info over lading/lossing inbrengen in interne/externe applicaties voor opmaak Bill of Lading, manifesten, douanedocumenten, en verwerking PNTS.
• Bezorgen van vrachtlijsten, manifesten en export bevestigingen aan de douane, operationele diensten en rederij waar nodig. Doorgeven van informatie over de verscheepte goederen. Voorzien van oplossingen aan rederij indien cargo is blijven staan.
• Pro actieve communicatie met alle interne & externe stakeholders.
• Uitkijken naar nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden om de dienstverlening en het werk te optimaliseren. Focus op digitalisatie.

Estimatie/Facturatie

• Correcte/volledige estimaties van port en cargo kosten bereken en ingeven van estimatie & finale facturen in de voorziene webapplicaties van de rederij.
• Uitkijken naar nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden om de dienstverlening en het werk te optimaliseren. Focus op digitalisatie.

Booking agency

• Optreden als booking agent voor rederijen. Schakel tussen klant en rederij. Gebruik maken van intern/extern booking systeem.
• Boekingen tijdig aanvragen aan rederij. Voor boekingen nodige documentatie verzorgen. Bill of Lading, cargo details, douanedocumenten.
• Aanspreekpunt voor zowel klanten als rederijen. Contact met interne en externe actoren. Voor/tijdens/na lossing/lading cargo.
• Uitkijken naar nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden om de dienstverlening en het werk te optimaliseren. Focus op digitalisatie.