Office Manager

Missions principales :

En tant qu’Office Manager/assistant de direction, vous serez le moteur de l’organisation et de la gestion des opérations quotidiennes de l’entreprise. Vous interviendrez dans de nombreux domaines et serez le point de contact principal pour l’ensemble des services. Vous occuperez une place centrale dans la société avec des responsabilités importantes qui seront amenées à se renforcer avec la croissance de l’entreprise et son ouverture à de nouveaux services et marchés pour lesquels vous interviendrez avec l’appui de notre équipe.Vous travaillerez en complémentarité avec l’assistante administrative et la direction.

Support aux équipes :

• Gérer la coordination administrative de l’entreprise avec la direction.
• Assurer et améliorer la coordination entre les différents services pour faciliter la fluidité des processus internes.
• Participer à l’organisation de la vie de l’entreprise (événements internes, foires/salons agricoles, soutien à l’équipe de terrain…)
• Participer aux développements des nouveaux projets de l’entreprise en coordonnant avec la direction les opérations

Gestion des clients :

• Coordonner les demandes (téléphone, mail) des clients avec professionnalisme et y répondre avec l’équipe.
• Rédiger (avec Odoo) et envoyer les devis
• Assurer le suivi entre les clients et les responsables

Logistique :

• Organiser les flux entrants (approvisionnements) et sortants (livraisons).
• Établir des plannings de transport, stockage et distribution.
• Sélectionner et négocier avec les transporteurs et fournisseurs avec la direction.

Communication :

• Élaborer une stratégie globale de communication
• Choisir les canaux de communication et les alimenter avec du contenu
• Concevoir et mettre en oeuvre des campagnes (publicité, emailing, contenus digitaux…)
• Coordonner la création de supports (plaquettes, vidéos, newsletters, présentations…)
• Favoriser la circulation de l’information en interne

Gestion administrative en collaboration avec l’assistante de direction :

Coordonner la gestion administrative de l’entreprise avec l’assistante administrative et la direction notamment sur les points suivants :

• Assurer la gestion des agendas, des réunions et des déplacements pour les équipes et la direction.
• Suivi des échéances et rappels (administratifs, juridiques, RH…)
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que les demandes administratives internes.
• Préparer les documents nécessaires pour les réunions, présentations et autres événements internes.
• Réception, tri et distribution du courrier et des mails
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes, rapports, comptes rendus