Receptionist & Administrative coordinator

Nous recherchons un(e) réceptionniste_coordinateur(trice) administratif(ve) proactif(ve) et soucieux(se) du service pour rejoindre notre équipe au siège de Wavre, un jour par semaine étant consacré à notre bureau de Diegem en Belgique. Cette fonction pratique et hybride combine la gestion quotidienne du bureau avec des responsabilités de réception : vous jouerez un rôle central dans la création d'un environnement de bureau accueillant, bien organisé et conforme dans nos deux sites. Vous collaborerez étroitement avec les employés, la direction, les prestataires de services externes et le personnel du bâtiment afin d'assurer le bon fonctionnement de tous les aspects de la vie du bureau. Les tâches et responsabilités essentielles de notre réceptionniste : Réception et soutien quotidien au bureau

• Ouverture du bureau à 8h30.
• Accueillir les visiteurs et servir de premier point de contact à la réception.
• Répondre aux appels téléphoniques entrants et gérer les demandes de renseignements généraux.
• Ouvrir, trier et distribuer le courrier entrant aux services concernés.
• Commander et coordonner la livraison des cartes de visite pour les employés.
• Soutenir la logistique, organiser les déjeuners, la restauration et les rafraîchissements pour les réunions et les événements internes.
• Préparer les postes de travail pour les nouveaux employés et distribuer les badges d'accès et les outils de bureau.
• Commander et maintenir le stock de fournitures de bureau, en veillant à la disponibilité et à la rentabilité.
• Veiller à ce que le bureau soit toujours propre, ordonné et présentable.

Coordination des bureaux et des installations

• Superviser les opérations générales de bureau pour les sites de Wavre et de Diegem.
• Gérer les contrats de service (nettoyage, entretien, sécurité) et les budgets associés.
• Veiller à ce que le bureau respecte les règles de sécurité, y compris l'entretien des extincteurs et les protocoles d'urgence.
• Coordonner avec l'équipe de nettoyage le respect des normes de propreté quotidiennes.
• Assurer la liaison avec le gestionnaire immobilier de l'immeuble pour signaler les problèmes liés aux installations et en assurer le suivi.

Gestion des archives

• Organiser et conserver les archives de tous les services de l'entreprise basés à Wavre.
• Assurer un stockage et une récupération sécurisés et efficaces des documents physiques et numériques.
• Collaborer avec les équipes internes pour mettre en œuvre des pratiques d'archivage cohérentes, conformes aux normes légales et à celles de l'entreprise.