Zoals beloofd blijft het Bullhorn-projectteam achter de schermen continu werken om het platform te optimaliseren en verder uit te bouwen. Op maandag 11/8 worden er een heleboel verbeteringen én vernieuwingen gereleased. Ontdek op deze pagina de nieuwigheden! 

NEW FEATURES 🔥

Wat is er nieuw? 

Wanneer een kandidaat een sollicitatie start op een PJS vacature, maar deze afbreekt op pagina 2, wordt er nu automatisch een e-mail verstuurd om de sollicitatie af te ronden. Deze functionaliteit bestond al voor Temping, maar is nu ook beschikbaar voor PJS vacatures. 

Nieuw is dat na het hervatten van de sollicitatie, ook de Minggo flow met knock-out questions automatisch wordt gestart. Zo wordt het volledige sollicitatieproces van PJS netjes afgewerkt, zelfs bij onderbrekingen. 

Hoe test je dit? (aanrader om als eerste te testen vanwege wachttijd) 

  1. Publiceer een PJS vacature via IFORCE (indien nodig) 

  1. Solliciteer op deze vacature via uat-www.unique.be of uat-www.career.be 

  1. Gebruik je werkmail met een “+” en cijfer-/lettercombinatie (bv. voornaam.achternaam+test1@…)

  1. Vul enkel de eerste pagina van de sollicitatie in 

  1. Laat de tweede pagina leeg en sluit het venster 

  1. Wacht ongeveer 3 uur 

  1. Je ontvangt een e-mail met een link om je sollicitatie te vervolledigen 

  1. Klik op de link, vul je gegevens verder aan, en doorloop vervolgens ook de knock-out questions 

Wat is er nieuw? 

Wanneer een kandidaat een sollicitatie op een PJS vacature start en stopt bij stap 3 (de knock-out questions), krijgt hij of zij de volgende ochtend automatisch een e-mail. Deze mail bevat een directe link om alsnog de knock-out vragen in te vullen, zodat het volledige PJS sollicitatieproces correct kan worden afgerond. 

Dit zorgt ervoor dat ook kandidaten die afhaken in de laatste stap alsnog gemakkelijk hun sollicitatie kunnen vervolledigen. 

Hoe test je dit? (check pas de volgende ochtend) 

  1. Publiceer een PJS vacature via IFORCE (indien nodig) 

  1. Solliciteer op deze vacature via uat-www.unique.be of uat-www.career.be 

  1. Gebruik je werkmail met een “+” en cijfer-/lettercombinatie (bv. voornaam.achternaam+test2@…)

  1. Vul de 1ste en 2de pagina van de sollicitatie in 

  1. Bij stap 3 (knock-out questions): vul deze niet in, sluit het venster 

  1. De volgende ochtend rond 8u ontvang je een e-mail met een link om de knock-out vragen te vervolledigen 

  1. Klik op de link > je krijgt de knock-out questions opnieuw te zien en kunt ze verder invullen 

Wat is er nieuw? 

In Bullhorn krijg je als consulent bij het tabblad ‘Personal data’ in het onderdeel ‘Matching profile’ een beter zicht op hoe geschikt een kandidaat is voor PJS dankzij een vernieuwde aanpak. Tot nu toe werd hiervoor gewerkt met match scores én qualification stages. Die match scores verdwijnen nu volledig uit het systeem. 

Vanaf nu wordt de geschiktheid van een kandidaat enkel nog bepaald op basis van zijn of haar qualification stage, met een van de volgende statussen: 

  • Not applicable 

  • Prequalified 

  • Qualified 

Wat verandert er concreet? 

  • Het veld RGF_Match_Score_UNQ_Career__c is verborgen in het kandidaatdossier (irrelevant geworden) 

  • In het Hot Career Candidates dashboard en de widget (voor UNQ Career gebruikers) worden geen scores meer getoond 

  • Enkel kandidaten met status Prequalified of Qualified worden opgenomen in het rapport (Not applicable wordt uitgesloten) 

  • De Hot Career Candidates widget krijg je enkel te zien, wanneer je als subbrand UNQ Career hebt 

  • Na de release worden ook de visualisaties van dit dashboard aangepast (nog niet testbaar op UAT) 

De qualification stage wordt automatisch toegekend: 

  • Bij sollicitatie op een UNQ Career vacature en relevant profiel: automatisch Prequalified 

  • Bij een positieve screening: automatisch geüpdatet naar Qualified 

  • Jij kan de qualification stage handmatig bijwerken via de knop Update Match Score.  

Deze vernieuwde aanpak voor het kwalificeren van PJS-kandidaten zorgt voor een snellere, eenvoudigere en meer gerichte opvolging, én minder ruis in de rapportering. Enkel kandidaten in de juiste stages zullen zichtbaar zijn en dankzij de verlaagde drempel worden ook meer potentiële matches in beeld gebracht. 

Hoe test je dit? 

  1. Solliciteer op een actieve PJS vacature met een kandidaat via de website 

  1. Zorg ervoor dat het cv van de kandidaat volgende elementen bevat: 

    • Talen: Nederlands én Frans én Engels 

    • Recente functie: HR Consultant, Marketing Assistant of Administrative Clerk 

    • Opleiding: HBO/Bachelor of Master 

  1. Wacht een paar minuten 

  1. Check of de qualification stage van deze kandidaat automatisch op "Prequalified" staat 

    • Ben je een UNQ Career gebruiker? Dan zie je de kandidaat ook verschijnen in de Hot Career Candidates widget 

  1. Klik op de kandidaat en voer een positieve screening uit via de screening-knop 

  1. Voeg bijv. een rijbewijs B toe 

  1. Na enkele minuten zou de qualification stage moeten wijzigen naar Qualified 

A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect. 

Wat is er nieuw? 

Wanneer een kandidaat in IFOrce wordt uitgeschreven, verandert zijn of haar status in Bullhorn automatisch naar Inactief. Vanaf nu worden er op het kandidaatsdossier (bij de persoonlijke gegevens) vier extra velden zichtbaar voor deze inactieve kandidaten: 

  • Reason Deactivated 

  • Date Deactivated 

  • Reactivate on 

  • Remark Deactivated  

Deze info wordt rechtstreeks doorgestuurd vanuit IFOrce en is enkel zichtbaar voor kandidaten met de status Inactief. Het deactiveren of heractiveren van kandidaten blijft iets wat uitsluitend in IFOrce kan gebeuren. 

Automatching na 3 maanden: wat gebeurt er? 

Voor bepaalde uitschrijfredenen komt er na 3 maanden automatisch een heractivering in Textkernel, met bijhorende automatching. Dit gebeurt enkel als de reden van uitschrijven een van de volgende is: 

  • Concurrentie 

  • Stage 

  • Vast werk 

  • Buitenland 

  • Andere  

Voor deze kandidaten vertrekt een automatching aanvraag naar Textkernel die sollicitaties aanmaakt voor de 4 best matchende jobs. 

  • Als er minstens 1 jobmatch is, krijgt de kandidaat een mail met een link naar een persoonlijke jobpagina (reverse matching). Vanaf dat moment volgt het proces de gekende automatchingflow: 

    • Kandidaat toont interesse → sollicitaties krijgen de substatus Sollicitatie ontvangen 

    • Geen interesse → sollicitatie wordt afgewezen met reden Kandidaat niet (meer) geïnteresseerd 

  • Geen matches? → er wordt geen mail verstuurd, maar de kandidaat blijft wel beschikbaar in Textkernel en kan op andere manieren gematcht worden 

Kandidaten met een andere uitschrijfreden dan de vijf hierboven genoemd, worden niet beschikbaar gesteld in Textkernel en worden dus ook niet geautomatched, ongeacht de uitschrijfdatum. 

Hoe test je dit? 

  • Deactiveer een kandidaat in IFOrce waarvan het dossier gekoppeld is aan Bullhorn 

  • De reverse matching-flow (na 3 maanden) is nog niet testbaar Hiervoor worden aparte testcases opgezet met uitschrijfdata van 3 maanden geleden. Af te stemmen met Stefanie Vranckx. 

Wat is er nieuw? 

Om matching nog efficiënter te maken, worden nu ook ‘slapende’ kandidaten automatisch opgepikt voor automatching. Zodra een kandidaat lange tijd geen activiteit vertoont, wordt hij/zij opnieuw gematcht op relevante vacatures én ontvangt een mail met jobvoorstellen. 

Een kandidaat komt hiervoor in aanmerking als aan al onderstaande voorwaarden voldoet: 

  • Kandidaatstatus is ‘New’ 

  • 15 dagen lang géén wijziging in (sub)status 

  • 15 dagen lang géén acties op de activiteitentijdlijn (zoals e-mails, afspraken, calls of taken) 

  • Geen openstaande sollicitaties 

Let op: deze logica geldt enkel voor kandidaten die aangemaakt zijn in Bullhorn, niet voor dossiers die bij go-live gemigreerd zijn. 

Hoe test je dit? 

Vanwege de termijn van 15 dagen is deze test case moeilijk actief te reproduceren.  

Wat is er nieuw? 

Bij een manueel aangemaakt kandidatendossier of een import vanuit LinkedIn, wordt er geen account via de website gegenereerd. Daardoor is e-mailverificatie technisch niet mogelijk. Tot nu toe kon je in zo’n geval toch nog op “Verificatiemail verzenden” klikken, maar dat leverde verwarring op bij de kandidaat: ze ontvingen de mail, maar konden het e-mailadres niet verifiëren. 

Daarom is deze knop nu automatisch verborgen bij manueel ingeschreven kandidaten. Zo vermijden we foutieve communicatie en verwarring. 

Hoe test je dit? 

  1. Maak een manueel dossier aan → Ga naar Externe info 
    ✅ De knop Verificatiemail verzenden is niet zichtbaar 

  1. Maak een contact aan via sollicitatie op de website → Ga opnieuw naar Externe info 
    ✅ De knop Verificatiemail verzenden is wel zichtbaar 

IMPROVEMENTS TO EXISTING FEATURES 🚀

Wat is er verbeterd? 

De afwijsflows van kandidaten werden op meerdere punten geoptimaliseerd om misverstanden, foute communicatie en onbedoelde acties te vermijden. Hieronder de belangrijkste wijzigingen: 

  • Tussenscherm bij ‘No brand profile’ 
     Bij het afwijzen via “No brand profile” krijg je voortaan een tussenscherm met een overzicht van álle sollicitaties die zullen worden afgesloten. 
     ➜ Zo voorkom je onbedoelde afsluitingen. 

  • Nieuwe mailtemplate bij spontane sollicitaties 
     Bij afwijzing van een spontane sollicitatie wordt voortaan een aangepaste, duidelijke mailtemplate gebruikt. 
     ➜ De communicatie naar de kandidaat is professioneler en specifieker. 

  • Nieuwe mailtemplate bij ‘No office profile’ 
     Bij afwijzen via “No office profile” wordt een vernieuwde mailtemplate gebruikt, waarin alle openstaande sollicitaties binnen jouw kantoor vermeld worden. 
     ➜ Zorgt voor meer transparantie naar de kandidaat. 

  • Geen automatische afwijsmails meer bij bepaalde sollicitatiekanalen 
     Bij sollicitaties via de volgende kanalen wordt geen automatische mail meer verstuurd bij afwijzing: 

    • Assisted matching (Textkernel) 

    • Automatching 

    • Manuele selectie

      ➜ Dit voorkomt onnodige communicatie. 

  • Afgeronde sollicitaties worden beschermd 
     Eens een sollicitatie is afgerond, wordt die voortaan beschermd tegen overschrijvingen. 
     ➜ Acties op andere sollicitaties binnen hetzelfde dossier (bv. screening of powernotes) hebben geen impact meer op deze behandelde dossiers. 

Wat is er verbeterd? 

Tot nu toe kon je geen screening opstarten vanuit de candidate pipeline als een kandidaat de sollicitatiestatus “Screening gepland” had. We hebben dit nu opgelost door in de candidate pipeline de screening als actie toe te voegen. 

Hoe test je dit? 

  1. Voeg een kandidaat toe aan een vacature 

  1. (Optioneel) Verstuur de powernote “Gebeld – Niet bereikt” 

  1. Ga naar het overzicht van de sollicitaties 

  1. Vink de sollicitatie of kandidaat aan 

  1. Start de screening via de actieknop in de pipeline 

Wat is er verbeterd? 

Sinds de lancering van Bullhorn werd de klantnaam automatisch toegevoegd in e-mails zodra een vacature werd vermeld. Dit betekende dat je die telkens handmatig moest weghalen. Dat is nu verleden tijd: de klantnaam is uit alle e-mailtemplates verwijderd. 

BUG FIXES 🐞

Wat is er verbeterd? 

Wanneer je een mail stuurt naar meerdere kandidaten tegelijk (bijvoorbeeld vanuit de candidate pipeline van een vacature), en een van hen heeft geen e-mailadres, liep dat proces vroeger gewoon vast, zonder heldere foutmelding. Dat is nu opgelost. 

Je krijgt voortaan een duidelijke foutmelding (in de taal van de gebruiker) met uitleg waarom de mailing niet voltooid werd. 

A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect. 

Hoe test je dit? 

  1. Koppel een kandidaat zonder e-mailadres aan een vacature waar ook andere kandidaten aan hangen 

  1. Probeer hen allen tegelijk te mailen 

Je ziet nu een duidelijke foutmelding die aangeeft welke kandidaat geen e-mailadres heeft. 

Wat is er verbeterd? 

De integratie tussen Outlook en Bullhorn is nu volledig up & running. Afspraken die je in je Outlook-kalender zet, verschijnen automatisch na enkele seconden in Bullhorn, en omgekeerd.  

Boekt een kandidaat via MS Bookings een screeningsgesprek in, dan zal dit event in zowel de Outlook als jouw Bullhorn agenda zichtbaar zijn. Ook wordt dit automatisch gelogd als een activiteit op de activiteitentijdlijn van de kandidaat. De sollicitatie van deze kandidaat zal zich dan ook automatisch updaten naar ‘screening gepland’.