Office Manager
Functieomschrijving
Je werkt nauw samen met 1 Managing Partner en 3 à 4 kaderleden.
Je staat in voor het agendabeheer waar je afspraken en vergaderingen inplant en opvolgt.
Voor deze meetings zorg je ook voor de nodige voorbereidingen.
Daarnaast coördineer je het contact met externe partners.
De organisatie van hun wereldwijde zakenreizen van A tot Z,
Beheer van hun onkostennota’s en mastercard afrekeningen, houdt zicht op de bankrekeningen,
Je staat in voor de dagelijkse boekhouding (Externe boekhouder zorgt voor de effectieve officiële rapportering)
Je regelt praktische zaken en houdt de administratie bij, verzekeringen ed;
Je zorgt op praktisch en organisatorisch niveau voor het opvolgen van e-mails, de voorbereiding en opvolging van vergaderingen en dossiers, het printen en inbinden van documenten
Je bent verantwoordelijk voor de digitale klassering en archivering van de secretariaatsdocumenten om de beschikbaarheid van informatie te waarborgen
Je staat in voor het onthaal en verwelkomt bezoekers, leveranciers, onderhoudsdiensten, etc
Je maakt de vergaderzalen klaar en ontruimt ze na de vergadering, coördineert de catering en bestelt taxi's indien nodig, bedient ook koffies bij welkom en per aanvraag
Je staat in voor het bestellen van kantoorbenodigdheden, de dagelijkse lunches voor heel het kantoor
Je houdt toezicht op het algemene welzijn op de werkvloer; schoonmaakbedrijf, printer en koelkast bevoorraden, aanvullen voorraadkasten, vaatwasser ledigen en aanvullen, algemene orde van de gemeenschappelijke delen
Profiel
Je hebt minimum 5 jaar werkervaring als Management/Office Assistant en ziet de combinatie van de taken volledig combineerbaar;
Je spreekt en schrijft foutloos in het Nederlands en in het Engels en je Frans is op een zeer goed niveau;
Je hebt een goede kennis van Outlook, het internet en Microsoft office pakket;
Je bent zeer goed georganiseerd en bent een stressbestendige multitasker;
Je kan communiceren op alle niveaus;
Je bent een behulpzame teamspeler die altijd pro kwaliteit naleeft.
Je bent in staat om autonoom (proactieve) beslissingen en initiatieven te nemen en alternatieven voor te stellen
Je bent een persoon met een can-do mentaliteit
Je werkt gestructureerd, discreet en kan de juiste prioriteiten stellen
Daarnaast ben je dynamisch, positief ingesteld en ben je een echte teamplayer
Aanbod
Een gevarieerde voltijdse functie waarin je kunt leren en bijdragen aan onze uitstekende werksfeer;
Een aantrekkelijk salaris
Jaarlijkse prestatiepremie;
Hospitalisatie, tandartsverzekering
Groepsverzekering
Elke dag een gratis lunch;
Een griepvaccin en een volledige medische checkup (enkel indien je dit wenst);
Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer of gratis parking indien nodig;
Bedrijfsinfo
De klant is een wereldleider in private equity en krediet.