Office Manager

Ter versterking van ons team zijn wij op zoek naar een Office Manager die verantwoordelijk zal zijn voor het dagelijkse beheer en de organisatie van ons kantoor. Als veelzijdige en proactieve professional zorg je ervoor dat alle kantooractiviteiten soepel verlopen en ondersteun je verschillende interne processen. Deze rol biedt een uitstekende kans voor een zelfstarter die zowel operationele als administratieve taken efficiënt weet te combineren.

Jouw verantwoordelijkheden:

1. Office Management & Faciliteitenbeheer

• Zorgdragen voor een georganiseerde, nette en professionele werkomgeving.
• Beheren van de voorraad kantoorbenodigdheden en catering, inclusief bestellingen.
• Fungeren als contactpersoon voor leveranciers, dienstverleners, schoonmaak en IT-support.
• Beheer en opvolging van contracten met de verhuurder en andere externe partijen.
• Coördinatie van facilitaire verbeteringen en onderhoudswerkzaamheden.
• Zorgen voor de naleving van brandveiligheidsdossiers en andere wettelijke veiligheidsvoorschriften.
• Organisatie van vergaderruimtes en ontvangst van bezoekers.

2. HR Administratie in afstemming met de Global Head of HR (20% van de tijdsbesteding) 

• Volledige verantwoordelijkheid voor de HR- en loonadministratie van de Belgische vestiging, inclusief het bijhouden van personeelsmutaties (bijvoorbeeld: verlof, uren, schorsingen).
• Bijhouden en implementeren van wettelijke wijzigingen in HR-regelgeving.
• Beheer van personeelsdossiers, contracten en arbeidsvoorwaarden.
• Opvolging van ziekteverzuim en administratie hieromtrent.
• Ondersteuning bij on- en offboarding (contracten, IT-toegang, materiaalbeheer).
• Coördineren van opleidingen en trainingen voor medewerkers.
• Eerste aanspreekpunt voor HR-gerelateerde vragen binnen België, inclusief communicatie met externe partijen zoals SD Worx en verzekeraars.

3. Wagenparkbeheer

• Volledige verantwoordelijkheid voor het wagenparkbeheer in België.
• Beheer van leasingcontracten en onderhoudsplanning.
• Opvolging van schadedossiers en verzekeringen.
• Administratie en opvolging van brandstof- en mobiliteitskaarten.

4. Algemene Ondersteuning & Administratie

• Ondersteunen bij interne evenementen en vergaderingen.
• Beheer van post en pakketten.
• Coördinatie van kleine IT-gerelateerde vragen en contact met IT-support.
• Ad-hoc administratieve ondersteuning aan management en teams.